Mε επιστολή του προς το Δήμαρχο Ξάνθης και τον αρμόδιο Αντιδήμαρχο Τεχνικών Έργων, Δόμησης και Αδειοδοτήσεων, ο δημοτικός σύμβουλος της παράταξης Μελισσόπουλου, Τόπ Σινάν, προτείνει την ψηφιοποίηση του φυσικού αρχείου της Διεύθυνσης Δόμησης του Δήμου.
Αναλυτικά:
Με την παρούσα επιστολή θα θέλαμε να σας καταθέσουμε μια πρόταση που έχει ως στόχο την αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών του Δήμου Ξάνθης προς τους πολίτες του αλλά και προς τους ελεύθερους επαγγελματίες, κυρίως των κλάδου των Μηχανικών, Νομικών και Συμβολαιογράφων.
Η πρόταση μας αφορά την ψηφιοποίηση του Αρχείου της Διεύθυνσης Δόμησης ή όπως την αλλιώς τη θυμούνται οι περισσότεροι, της πολεοδομίας Ξάνθης. Με τον όρο Αρχείο, αναφερόμαστε σε όλους τους φακέλους οικοδομικών αδειών από την δεκαετία του 50’ έως και σήμερα, σε διάφορους χάρτες της υπηρεσίας και σε ότι άλλο υπάρχει και τίθεται ήδη προς κοινή χρήση για τους μηχανικούς και τους πολίτες.
Αντιλαμβανόμαστε όλοι ότι πρόκειται για μια διαδικασία που κινείται στην κατεύθυνση του εκσυγχρονισμού των παρεχόμενων υπηρεσιών, της εξυπηρέτησης από απόσταση που ειδικά τώρα εν μέσω πανδημίας κρίνεται ως πολύ σημαντική και της σύγκλισης με την ίδια την πολιτεία η οποία κινείται και αυτή προς την ψηφιοποίηση των διαδικασιών γύρω από τα πολεοδομικά ζητήματα όπως είναι η ρύθμιση των αυθαιρέτων, η έκδοση των οικοδομικών αδειών και προσφάτως της Ταυτότητας Κτιρίου. Η τελευταία αυτή κυβερνητική πρωτοβουλία καθιστά και την παρούσα πρόταση ως κατεπείγουσα καθώς από την 01/02/2021 η έκδοση της Ταυτότητας κτιρίου καθίσταται υποχρεωτική για κάθε συμβολαιογραφική πράξη και έκδοση οικοδομικής άδειας και η διαδικασία έκδοσης της Ταυτότητας κτιρίου απαιτεί μεταξύ άλλων και την ανάρτηση σε ψηφιακή μορφή όλων των απαραίτητων σχεδίων της οικοδομικής άδειας.
Σχετικά με την υλοποίηση του συγκεκριμένου έργου που σας προτείνουμε, αυτή μπορεί να λάβει χώρα εξ ολοκλήρου εντός του κτιρίου της υπηρεσίας, είτε από κάποιον ανάδοχο, είτε με τα μέσα που ήδη διαθέτει ο Δήμος τόσο σε υλικό όσο και σε ανθρώπινο δυναμικό. Ωστόσο, ακόμη και στην περίπτωση που επιλεγεί ανάδοχος, πιστεύουμε ότι το κόστος θα είναι κατά πολύ μικρότερο του οφέλους που θα προκύψει από την υλοποίηση του συγκεκριμένου έργου.
Τα οφέλη που θα προκύψουν είναι:
- Η προστασία του εναπομείναντος φυσικού αρχείου στο υπόγειο της υπηρεσίας, καθώς θα πρέπει να γνωρίζετε πως σημαντικό κομμάτι του αρχείου έχει ήδη καταστραφεί, γεγονός το οποίο πολλές φορές προκαλεί προβλήματα σε ιδιοκτήτες και μηχανικούς, καθώς για παράδειγμα ένας ιδιοκτήτης διαμερίσματος που επιθυμεί να ρυθμίσει πολεοδομικές αυθαιρεσίες σύμφωνα με τον ισχύοντα νόμο, σε περίπτωση που έχει καταστραφεί ο φάκελος του υποχρεούται να κάνει ανασύσταση φακέλου που μεταφράζεται σε ένα σημαντικό επιπλέον κόστος που θα το γλίτωνε αν ο φάκελος της αδείας δεν χανόταν.
- Η αποφόρτιση και διευκόλυνση της υπηρεσίας από την διαδικασία της προσκόμισης των αρχείων σε κάθε ενδιαφερόμενο καθώς η διαδικασία που τηρείται σήμερα έχει ως εξής: Ο κάθε ενδιαφερόμενος κάνει αίτηση για το αρχείο που επιθυμεί και κλείνει ραντεβού για να το παραλάβει από την υπηρεσία, στην συνέχεια και αν υπάρχει το αρχείο, το παραλαμβάνει, το εκτυπώνει ή σαρώνει με δικά του έξοδα και το επιστρέφει στην υπηρεσία. Εδώ θα πρέπει να σημειώσουμε πως οι υπάλληλοι της υπηρεσίας έχουν επιφορτιστεί με αρκετά δύσκολο έργο καθώς μιλάμε για έναν τεράστιο όγκο αρχείων και φακέλων που τώρα τελευταία έχουν μπει κάπως σε μία τάξη, ενώ για τους παλαιότερους χρονικά φακέλους μιλάμε για μια τραγική κατάσταση με φθαρμένους, λερωμένους και υπό διάλυση φακέλους. Ενώ και τα αρχεία θα έχουν ψηφιακή υπογραφή και δεν θα χρειάζονται πλέον την θεώρηση γνησιότητας μέσω της σφράγισης από υπάλληλο.
- Εξοικονόμηση χρόνου και κόπου για τους ενδιαφερόμενους, καθώς θα μπορούν πλέον από το γραφείο τους ηλεκτρονικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πιθανώς και μέσω ειδικής πλατφόρμας που θα μπορούσε να αναπτύξει ο Δήμος αλλά και με την φυσική παρουσία τους και την χρήση USB (αποθήκευση ψηφιακής μνήμης) να αποκτήσουν κάθε αρχείο της υπηρεσίας. Κάτι που συμβαίνει ήδη, και με πολύ μεγάλη επιτυχία όσον αφορά αποκλειστικά το κομμάτι των στελεχών των οικοδομικών αδειών, δηλαδή του φύλλου που αναφέρει τα κύρια στοιχεία της οικοδομικής αδείας.
Τέλος, θα θέλαμε να τονίσουμε πως η συγκεκριμένη πρόταση και πρωτοβουλία που ζητούμε να αναλάβει ο Δήμος μας θεωρείται πλέον ως αναπόφευκτη σε βάθος χρόνου καθώς όλη η φιλοσοφία και οι διαδικασίες σχετικά με τους πολεοδομικούς κανόνες οδηγούν προς αυτή την κατεύθυνση, την οποία άλλωστε έχουν ήδη υιοθετήσει και αρκετοί άλλοι Δήμοι της χώρας.